Privacy en uw datarechten

1. Inleiding

Zoals voor de meeste bedrijven geldt, moet ISG uw persoonsgegevens om verscheidene redenen verzamelen en gebruiken.

ISG is een in England en Wales onder nummer 10081578 geregistreerd bedrijf. Ons geregistreerde adres is Aldgate House, 33 Aldgate High Street, London EC3N 1AG. Alle verwijzingen naar ‘ISG’, ‘wij’ en ‘ons’ zijn verwijzingen naar ISG Plc en zijn dochterondernemingen.

Wij begrijpen dat uw privacy u ter harte gaat en dat nemen wij serieus.

Deze privacyverklaring beschrijft het beleid en de werkwijzen die ISG hanteert bij het verzamelen en gebruik van uw persoonsgegevens.

2. Functionaris databescherming

ISG heeft een interne functionaris databescherming aangesteld. U kunt contact met hem opnemen als u vragen of zorgen hebt over het beleid en de werkwijzen van ISG ten aanzien van persoonsgegevens. Hier volgen de naam en de contactgegevens van de functionaris databescherming van ISG:

Rich Yates
Functionaris databescherming
ISG
Aldgate House
33 Aldgate High Street
London  EC3N 1AG
data.protection@isgplc.com

3. Hoe wij uw persoonsgegevens verzamelen en gebruiken

3.1. Hoe wij uw gegevens verzamelen

Wij verzamelen uw persoonsgegevens via diverse kanalen, waaronder maar niet uitsluitend:

  • Marketingcampagnes en berichten via e-mail
  • Berichten voor sociale media
  • Marketingzoekmachines (SEO/PPC/gelieerde services)
  • Aan ISG-websites gekoppelde offline marketingcampagnes
  • Visitekaartjes
  • Rechtstreeks zakelijk contact
  • Door u ingevulde formulieren
  • Gegevens van CCTV en andere beveiligingssystemen
  • Wanneer wij contact maken met onze partners die u in staat stellen onze site door middel van registratie te bezoeken, kunnen wij voor het bezoek relevante persoonsgegevens ontvangen
  • Als wij onze partners reparatiediensten leveren, kunnen wij uw persoonsgegevens ontvangen van entiteiten en organisaties die uw eigendom beheren.

3.2. De types gegevens die wij verzamelen

Persoonsgegevens voor marketing: meestal blijven de persoonsgegevens die wij verzamelen beperkt tot de soorten informatie die op een visitekaartje worden vermeld, of die kunnen worden afgeleid uit uw vragen per e-mail of via rechtstreeks contact, namelijk uw voornaam, achternaam, functie, werkgeversnaam, zakelijk adres, zakelijke e-mail, zakelijk telefoonnummer en communicatie-inhoud. Als u zich via een Voorkeurscentrum op onze website of een Toestemmingspagina inschrijft voor onze nieuwsbrief, verzamelen wij u e-mailadres, voornaam, achternaam, en informatie over uw communicatievoorkeuren en interesses. Als u niet meer op onze mailinglijst wil staan, verplaatsen wij uw naam en e-mailadres naar onze suppressielijst. Wij kunnen ook uw naam of schuilnaam, een foto op sociale media en communicatie-inhoud ophalen als u ons een bericht stuurt of met ons in contact treedt op onze sociale-mediapagina's.

Persoonsgegevens voor evenementen: als u zich inschrijft om een evenement bij te wonen dat wij hebben georganiseerd, kunnen wij uw voornaam, achternaam, functie, werkgeversnaam, zakelijk adres, zakelijk e-mailadres, zakelijk telefoonnummer en communicatie-inhoud verzamelen. In sommige gevallen maar alleen indien dit gepast is, kunnen wij u vragen naar andere persoonsgegevens, hoewel dit altijd optioneel blijft, bijvoorbeeld, uw dieeteisen.

Persoonsgegevens bezoeker site: als u zich inschrijft voor een van onze sites, kunnen wij uw voornaam, achternaam, functie, werkgeversnaam of naam van de school, zakelijk adres of schooladres, e-mailadres, telefoonnummer en KvK- of CSCS-kaartnummer verzamelen. Als u van een introductie bent voorzien, bewaren wij de informatie hierover. We kunnen ook uw foto, biometrische gegevens of CCTV-opnamen verzamelen indien deze om gezondheids- en veiligheids/beveiligingsredenen nodig zijn. Bij personen jonger dan 13 jaar vragen wij de ouders of voogden om toestemming voor verwerking van hun persoonsgegevens; deze toestemming moet door de school of de onderwijsinstantie voorafgaand aan het bezoek worden ingewonnen.

Persoonsgegevens huurder: als een beheerder van uw eigendom ons vraagt het te herstellen, winnen wij informatie in betreffende uw voornaam, achternaam, telefoonnummer, email-adres, beschikbare tijd, mankementen aan het eigendom, werkopdrachten, informatie over de voltooiing van het werk en communicatie-inhoud.

Lees onderstaande bijlage voor meer informatie.

4. Waarom wij uw gegevens verzamelen

4.1. Redenen

Zoals bij de meeste bedrijven het geval is, moet ISG plc uw persoonsgegevens om verscheidene redenen verzamelen en gebruiken. Die redenen zijn de volgende:

  • Marketing: persoonsgegevens die wij verzamelen om u te voorzien van relevante informatie over onze diensten en evenementen, en om te reageren op uw vragen
  • Registratie: persoonsgegevens die wij verzamelen om u te registreren voor onze evenementen of bezoeken aan onze site
  • Gezondheid en veiligheid: persoonsgegevens die wij verzamelen voor uw veiligheid en de veiligheid van anderen op projectlocaties
  • Beveiliging: persoonsgegevens die wij verzamelen voor uw veiligheid en de veiligheid van anderen op projectlocaties
  • Juridische redenen: persoonsgegevens die wij wettelijk verplicht zijn te verzamelen
  • Herstel aan woningen: persoonsgegevens die wij moeten verzamelen om afspraken te maken voor reparaties aan uw eigendom

4.2. Onze wettelijke basis voor het verzamelen en gebruiken van uw persoonsgegevens

De wettelijke basis voor het verzamelen en gebruiken van uw persoonsgegevens om bovengenoemde redenen zijn legitieme belangen , toestemming en wettelijke verplichting .

Raadpleeg onderstaande bijlage voor meer informatie over de wettelijke basis en legitieme belangen, of neem contact met ons op via data.protection@isgplc.com

4.3. Geautomatiseerde besluitvorming

Wij onthouden ons van geautomatiseerde besluitvorming of profilering aan de hand van uw persoonsgegevens.

4.4. Hoe lang wij uw persoonsgegevens bewaren

De informatie die wij verzamelen wordt opgesteld voor de duur van uw interesse in de diensten van ISG, voor de duur van evenementen en bezoeken aan locaties, het bieden van reparaties, en in sommige gevallen voor langere duur, indien de regelgevende instanties dit wensen. Raadpleeg de bijlage voor meer informatie.

4.5. Ons marketingbeleid

We zullen altijd terughoudendheid in acht nemen en u alleen materiaal sturen dat volgens ons aansluit op uw interesses.

Als u via ons Voorkeurscentrum op de website hiermee instemt, sturen wij u kosteloze marketinginhoud die te maken heeft met de door u aangegeven voorkeuren, totdat u ons laat weten dat niet te doen. Als u hiermee instemt via ons Toestemmingscentrum op de website, sturen wij u marketinginhoud die wij u namens u selecteren, totdat u ons laat weten dat niet te doen. U kunt uw voorkeuren bepalen/veranderen of elk moment uw toestemming intrekken via hetzelfde voorkeurscentrum.

We organiseren het hele jaar door evenementen. Deze bestaan uit onder meer persoonlijke conferenties of bijeenkomsten die wij regelen tijdens evenementen voor de bedrijfstak. Wij publiceren ook nieuws, inzichten en informatie over onze diensten. Als u ons Voorkeurscentrum om te bevestigen dat u informatie wilt ontvangen over evenementen, nieuws, inzichten of onze diensten, sturen wij u kosteloos informatie die overeenkomt met uw voorkeuren, totdat u ons laat weten dat niet te doen.

We kunnen ook formulieren op onze website opnemen waarmee u zich voor specifieke evenementen kunt inschrijven als u dat wilt, of inhoud kunt downloaden zoals inzichten of informatie over onze diensten. Gegevens die wij van deze formulieren verzamelen worden alleen verwerkt en gebruikt om redenen die samenhangen met het evenement of onderwerp waarop het formulier betrekking heeft. Ze worden niet opgevat als toestemming om ongerelateerde marketinginhoud naar u te sturen, hoewel wij u ook een optionele mogelijkheid bieden om ons toestemming te geven zorgvuldig geselecteerde marketinginhoud naar u te sturen waarvan wij menen dat ze binnen uw interessegebied vallen, en dit kosteloos, totdat u ons laat weten dat niet te doen. U kunt ook naar ons Voorkeurscentrum gaan en aangeven welke onderwerpen u wilt dat wij informatie over sturen, op doorlopende basis, totdat u ons laat weten dat niet te doen.

Als u een vraag aan ISG stelt via onze website, per email of rechtstreeks (bijvoorbeeld tijdens een evenement), kunnen wij u een mogelijkheid aanbieden ons toestemming te geven om uw persoonsgegevens op te slaan, en ook de mogelijkheid om ons Voorkeurscentrum te gebruiken om ermee in te stemmen dat wij u informatie sturen die de door u gekozen voorkeuren weergeven, op doorlopende basis, totdat u ons laat weten dat niet te doen.

5. Uw persoonsgegevens delen

De persoonsgegevens die ISG van u verzamelt wordt in een of meer databases opgeslagen, die worden gehost door derden in de Europese Economische Ruimte (EER). Deze derden gebruiken uw persoonsgegevens niet, noch hebben zij er toegang toe, voor een ander doel dan opslag in en ophalen uit de cloud.

Wij kunnen uw gegevens delen met andere organisaties of afdelingen binnen de ISG-groep die in de EER zijn gevestigd. We moeten wellicht ook uw persoonsgegevens delen met wetshandhavingsinstanties indien wij daartoe wettelijk verplicht zijn.

Hieronder de lijst van partijen:

Bedrijf Gedeelde gegevens Redenen om te delen
CRM systeemleverancier Naam, functie, e-mail, telefoonnummers, postadres, dieetwensen, marketingvoorkeuren en -interesses, status marketingtoestemming (indien toegestaan), suppressielijst Deze cloudgebaseerde database wordt gebruikt om uw persoonsgegevens met betrekking tot marketing op te slaan
Web, e-mail, sociale-mediaplatforms Naam, functie, e-mail, telefoonnummers, postadres, werk, naam of schuilnaam op sociale media, foto op sociale media, communicatiemedia Deze dienstverleners helpen ons te reageren op al uw vragen
Leveranciers van e-mail-, post- en overzichtenverspreiding Voornaam, achternaam, functie, bedrijfsnaam, zakelijke e-mail, postadres Deze dienstverleners helpen ons om u e-mail- en postberichten te sturen, bijvoorbeeld nieuws en inzichten, informatie over evenementen, CX-overzichten
Biometrische systeemaanbieders Biometrische gegevens: vingerafdrukken, netvliesscans Dit geldt alleen voor sites waarop biometrische scanners zijn geïnstalleerd. Deze technologie helpt ons om zorgvuldig personen te identificeren die onze sites bezoeken
CCTV systeemleveranciers CCTV-opnamen Dit geldt alleen voor sites waarop CCTV om beveiligingsredenen is geïnstalleerd
Database klantenservice Voornaam, achternaam, telefoonnummer, adres, e-mailadres, beschikbare tijd, mankementen aan het eigendom, werkopdrachten en informatie over voltooiing werk Deze database wordt gebruikt om informatie over reparaties aan eigendommen te rapporteren
Onderaannemers Voornaam, achternaam, telefoonnummer, adres, e-mailadres, beschikbare tijd, mankementen aan het eigendom, werkopdrachten en informatie over voltooiing werk Dit is alleen van toepassing indien wij onderaannemers moeten gebruiken voor reparaties aan eigendommen

6. Uw rechten

Krachtens de Algemene verordening gegevensbescherming, hebben gegevenssubjecten de volgende rechten:

  • Het recht te worden geïnformeerd over alle gegevensverwerkingen
  • Het recht op toegang tot uw persoonsgegevens
  • Het recht op rectificatie van uw persoonsgegevens in sommige omstandigheden
  • Het recht op verwijdering van uw persoonsgegevens in sommige omstandigheden
  • Het recht op beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens in sommige omstandigheden
  • Het recht op gegevensportabiliteit in sommige omstandigheden
  • Het recht op bezwaar tegen de verwerking van uw persoonsgegevens in sommige omstandigheden
  • Het recht op intrekking van toestemming tegen de verwerking van uw persoonsgegevens, waar dit toepasselijk is.

Indien u uw rechten als gegevenssubject wenst uit te oefenen, vul dan hier het formulier in of neem contact met ons op via data.protection@isgplc.com

Als u onze marketingberichten niet langer wenst te ontvangen, kunt u ons Voorkeurscentrum bezoeken, dat beschikbaar is via de voettekst op elke pagina op onze website (https://www.isgplc.com).

Daarnaast kunnen wij van personen jonger dan 13 jaar de toestemming van ouders en voogden nodig hebben, willen zij enige rechten kunnen uitoefenen.

7. Beveiliging van uw gegevens

Om de privacy en vertrouwelijkheid van uw persoonsgegevens te helpen beschermen, houden wij er fysieke, technische en administratieve waarborgen op na. Doorlopend actualiseren en testen wij onze beveiligingstechnologie. Wij beperken de toegang tot uw persoonsgegevens tot die werknemers die deze gegevens nodig hebben om u voordelen en diensten te kunnen leveren. Daarnaast trainen we onze medewerkers over het belang van vertrouwelijkheid en het handhaven van de privacy en beveiliging van uw gegevens. Wij hebben ons ertoe verplicht passende disciplinaire maatregelen te treffen om de privacyverantwoordelijkheid van onze medewerkers te versterken.

8. Bijlage 1 – meer bijzonderheden over uw informatie

Hierna wordt ingegaan op de gegevens die wij mogen verzamelen (afhankelijk van een verwerkingsactiviteit), de passende wettelijke basis en rechtvaardiging en de retentieperiode voor dergelijke gegevens.

Verzamelde informatie Wettelijke basis Rechtvaardiging Retentieperiode
Naam

Legitiem belang

Toestemming

Deze gegevens moeten we bewaren teneinde u te identificeren.

ISG heeft een legitiem belang om gegevenssubjecten te identificeren. Daarvoor kunnen diverse redenen bestaan, waaronder marketing, bedrijfsontwikkeling en de levering van diensten aan partners.

Abonnees – voor de duur van het abonnement

Aanvragers – voor de duur van de verbintenis

Gebruikers van sociale media – voor de duur van de verbintenis

Bijwoners va evenementen – voor de duur van het evenement

Bezoekers van de site – tot aan een jaar

Huurders van partners – tot aan een jaar

Naam bedrijf (school)

Legitiem belang

ISG heeft een legitiem belang om gegevenssubjecten te identificeren. Daarvoor kunnen diverse redenen bestaan, waaronder marketing en bedrijfsontwikkeling.

Abonnees – voor de duur van het abonnement

Aanvragers – voor de duur van de verbintenis

Bijwoners va evenementen – voor de duur van het evenement

Bezoekers van de site – tot aan een jaar

E-mailadres

Legitiem belang

Toestemming

Deze gegevens moeten wellicht worden bewaard teneinde u te identificeren en met u te communiceren.

ISG heeft een legitiem belang om gegevenssubjecten te identificeren en met ze te communiceren. Daarvoor kunnen diverse redenen bestaan, waaronder marketing, bedrijfsontwikkeling en de levering van diensten aan partners.

Abonnees – voor de duur van het abonnement

Aanvragers – voor de duur van de verbintenis

Bijwoners va evenementen – voor de duur van het evenement

Bezoekers van de site – tot aan een jaar

Huurders van partners – tot aan een jaar

Telefoonnummer

Legitiem belang

Deze gegevens moeten wellicht worden bewaard teneinde u te identificeren en met u te communiceren.

ISG heeft een legitiem belang om gegevenssubjecten te identificeren en met ze te communiceren. Daarvoor kunnen diverse redenen bestaan, waaronder marketing, bedrijfsontwikkeling en de levering van diensten aan partners.

Aanvragers – voor de duur van de verbintenis

Bijwoners va evenementen – voor de duur van het evenement

Bezoekers van de site – tot aan een jaar

Huurders van partners – tot aan een jaar

Adres

Legitiem belang

Toestemming

Deze gegevens moeten wellicht worden bewaard teneinde u te identificeren en met u te communiceren.

ISG heeft een legitiem belang om gegevenssubjecten te identificeren en met ze te communiceren. Daarvoor kunnen diverse redenen bestaan, waaronder marketing, bedrijfsontwikkeling en de levering van diensten aan partners.

Aanvragers – voor de duur van de verbintenis

Bijwoners va evenementen – voor de duur van het evenement

Bezoekers van de site – tot aan een jaar

Huurders van partners – tot aan een jaar

Functie

Legitiem belang

Deze gegevens moeten we bewaren teneinde u te identificeren.

ISG heeft een legitiem belang om gegevenssubjecten te identificeren. Daarvoor kunnen diverse redenen bestaan, waaronder marketing en bedrijfsontwikkeling.

Aanvragers – voor de duur van de verbintenis

Bijwoners va evenementen – voor de duur van het evenement

Communicatievoorkeuren

Belangen

Legitiem belang

Toestemming

ISG heeft een legitiem belang om voor u relevante content te identificeren. Daarvoor kunnen diverse redenen bestaan, waaronder marketing en bedrijfsontwikkeling.

Abonnees – voor de duur van het abonnement

Aanvragers – voor de duur van de verbintenis

Bijwoners va evenementen – voor de duur van het evenement

Suppressielijst (waaronder naam en e-mailadres)

Legitiem belang

ISG heeft een legitiem belang om u te identificeren teneinde het toesturen van marketingberichten die u niet wenst te ontvangen, te staken.

Abonnees – tot aan twintig jaar

Aanvragers – tot aan twintig jaar

Bijwoners van bijeenkomsten – tot aan twintig jaar

Communicatie-inhoud

Legitiem belang

ISG heeft een legitiem belang om met gegevenssubjecten te communiceren. Daarvoor kunnen diverse redenen bestaan, waaronder marketing, bedrijfsontwikkeling en de levering van diensten aan partners.

Aanvragers – voor de duur van de verbintenis

Bijwoners va evenementen – voor de duur van het evenement

Bezoekers van de site – tot aan een jaar

Huurders van partners – tot aan een jaar

Fotograaf (als onderdeel beveiligingsbadge)

Legitiem belang

ISG heeft een legitiem belang om bezoekers uit oogpunt van veiligheid te identificeren op locaties.

Bezoekers van de site – tot aan een jaar

CSCS-kaartnummer/NI-nummer

Wettelijke verplichting/Legitiem belang

In sommige gevallen is ISG wettelijk verplicht of heeft het een zorgplicht om te waarborgen dat de persoon zich bewust is van risico's op de locatie, en om vast te stellen of de persoon een CSCS-kaart bezit. Deze gegevens worden ook bewaard ter verdediging tegen juridische aanspraken.

Bezoekers van locaties – voor de duur van het project en tot 3 jaar om een juridische aanspraak te verdedigen

Handel

Wettelijke verplichting/Legitiem belang

In sommige gevallen is ISG wettelijk verplicht of heeft het een zorgplicht om te waarborgen dat de persoon zich bewust is van risico's op de locatie, en om vast te stellen bij welk vak zij betrokken zijn. Deze gegevens worden ook bewaard ter verdediging tegen juridische aanspraken.

Bezoekers van locaties – voor de duur van het project en tot 3 jaar om een juridische aanspraak te verdedigen

Introductiedatum en cursus

Wettelijke verplichting/Legitiem belang

In sommige gevallen is ISG wettelijk verplicht of heeft het een zorgplicht om te waarborgen dat de persoon zich bewust is van risico's en aan te tonen dat een bezoeker een introductie heeft voltooid. Deze gegevens worden ook bewaard ter verdediging tegen juridische aanspraken.

Bezoekers van locaties – voor de duur van het project en tot 3 jaar om een juridische aanspraak te verdedigen

Biometrische gegevens

* Dit geldt alleen voor sites waarop biometrische scanners zijn geïnstalleerd

Toestemming

ISG kan biometrische gegevens verzamelen, waaronder vingerafdrukken en netvliesscans om redenen van locatiebeveiliging.

Bezoekers van de site – tot aan een jaar

CCTV-beelden

* Dit geldt alleen voor sites waarop CCTV is geïnstalleerd

Legitiem belang

ISG heeft een legitiem belang in het verzamelen van CCTV opnamen/CCTV-beelden om beveiligingsredenen en misdaadpreventie.

Locatiebezoekers – tot 30 dagen, al kan dat langer zijn indien de politie of andere instanties langer nodig hebben voor strafrechtelijk onderzoek

Beschikbare tijd

Legitiem belang

ISG heeft een legitiem belang bij het regelen van afspraken teneinde reparatiediensten ten behoeve van de eigendommen van partners te leveren.

Huurders van partners – tot aan een jaar

Gebreken aan eigendommen

Werkopdrachten

Informatie over voltooiing werk

Legitiem belang

ISG heeft een legitiem belang bij het gebruik van deze informatie teneinde reparatiediensten ten behoeve van de eigendommen van partners te kunnen leveren.

Huurders van partners – tot aan een jaar